Alur Transaksi Pembelian

Alur transaksi pembelian di Hotel berbintang 5 sebagai berikut : 

u Proses pembelian atau pemesanan barang dimulai dari permintaan departemen-departemen atau bisa juga di katakan sebagai user.

Ø Jika permintaan tersebut masuk dalam kategori makanan dan minuman maka di cantumkan di dalam list yang di sebut dengan market list beserta jumlah barang yang di butuhkan dan tanggal kapan barang tersebut akan di gunakan.

Setelah market list selesai di input lalu di serahkan kepada  departemen akunting bagian pembelian barang/ purchasing.  Purchasing akan membuatkan PO (Purchase Order) kepada  supplier-supplier yang telah di pilih oleh purchasing.

Ø Jika permintaan tersebut masuk dalam kategori non makanan dan non minuman maka departemen-departemen yang memesan barang tersebut harus membuat PR (Purchase Request) terlebih dahulu dengan memberikan sample barang yang di butuhkan dan merekomendasikan satu supplier.

Purchasing harus menambahkan minimal dua supplier lagi  sebagai perbandingan harga.

Setelah PR itu di tanda tangani oleh Direktur departemen yang  memesan, di tanda tangani oleh Purchasing Manager dan oleh  Financial Controller maka purchasing akan mulai membuatkan  PO (Purchase Order) untuk salah satu supplier dari tiga supplier  tersebut yang terpilih.

Ø Barang yang akan di order dari supplier yang terpilih di tentukan karena dua hal :

l Harga yang termurah

l Tempo pembayaran yang terlama

Ø Menerima penawaran harga dari berbagai perusahaan atau supplier.

Setelah barang di datangkan akan di terima oleh receiving.  Receiving akan menyesuaikan datangnya barang dengan PO  (Purchase Order). Jika sesuai dengan PO receiving akan meukar  barang tersebut dengan sebuah invoice untuk penagihan ke  bagian account payable di jangka waktu yang telah di sepakati  antara supplier dengan purchasing.

www.uniba.ac.id