contoh form desain Purchase Order, Market List & Purchase Request

www.uniba.ac.id

Alur Transaksi Pembelian 2

Formulir-formulir yang diperlukan dalam aktivitas pengelolaan pembelian adalah sebagai berikut :

1. Surat permintaan pembelian
Surat ini diisi oleh bagian gudang atau bagian lain yang memerlukan barang. Surat permintaan pembelian berisi antara lain mengenai
* nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta
* kapan barang yang bersangkutan harus sudah diterima

2. Surat permintaan penawaran harga
Surat ini diisi oleh bagian pembelian dalam hal barang yang diminta dalam surat paermintaan pembelian belum ada pada daftar langganan (pemasok/supplier). Surat permintaan penawaran harga berisi antara lain mengenai:
* nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta
* tanggal paling lambat penerimaan barang yang diminta
* permintaan informasi mengenai syarat pembayaran dan syarat penyerahan yang diminta oleh calon pemasok

3. Surat Order pembelian (Purchase Order/PO)
Formulir ini diisi oleh bagian pembelian. Formulir ini berisi keterangan mengenai :
* Nama dan alamat pemasok
* nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta
* tanggal paling lambat penerimaan barang yang dipesan
* syarat pembayaran dan syarat penyerahan barang

4. Laporan penerimaan barang
Formulir ini diisi oleh bagian penerimaan barang setelah barang yang diterima dan diperiksa. Laporan penerimaan barang berisi data hasil pemeriksaan atas barang yang diterima dan dokumen-dokumen yang terkait antara lain berisi keterangan mengenai :
* Tanggal penerimaan barang
* Nomor order pembelian yang bersangkutan
* nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diterima
* catatan hasil pemeriksaan barang misalnya cocok tidaknya barang dengan order, adanya barang yang rusak dan sebagainya

www.uniba.ac.id

Alur Transaksi Pembelian

Alur transaksi pembelian di Hotel berbintang 5 sebagai berikut : 

u Proses pembelian atau pemesanan barang dimulai dari permintaan departemen-departemen atau bisa juga di katakan sebagai user.

Ø Jika permintaan tersebut masuk dalam kategori makanan dan minuman maka di cantumkan di dalam list yang di sebut dengan market list beserta jumlah barang yang di butuhkan dan tanggal kapan barang tersebut akan di gunakan.

Setelah market list selesai di input lalu di serahkan kepada  departemen akunting bagian pembelian barang/ purchasing.  Purchasing akan membuatkan PO (Purchase Order) kepada  supplier-supplier yang telah di pilih oleh purchasing.

Ø Jika permintaan tersebut masuk dalam kategori non makanan dan non minuman maka departemen-departemen yang memesan barang tersebut harus membuat PR (Purchase Request) terlebih dahulu dengan memberikan sample barang yang di butuhkan dan merekomendasikan satu supplier.

Purchasing harus menambahkan minimal dua supplier lagi  sebagai perbandingan harga.

Setelah PR itu di tanda tangani oleh Direktur departemen yang  memesan, di tanda tangani oleh Purchasing Manager dan oleh  Financial Controller maka purchasing akan mulai membuatkan  PO (Purchase Order) untuk salah satu supplier dari tiga supplier  tersebut yang terpilih.

Ø Barang yang akan di order dari supplier yang terpilih di tentukan karena dua hal :

l Harga yang termurah

l Tempo pembayaran yang terlama

Ø Menerima penawaran harga dari berbagai perusahaan atau supplier.

Setelah barang di datangkan akan di terima oleh receiving.  Receiving akan menyesuaikan datangnya barang dengan PO  (Purchase Order). Jika sesuai dengan PO receiving akan meukar  barang tersebut dengan sebuah invoice untuk penagihan ke  bagian account payable di jangka waktu yang telah di sepakati  antara supplier dengan purchasing.

www.uniba.ac.id